Inteligentne biuro: od czego zacząć

Sala jest zarezerwowana na dwie godziny, a w środku nie ma nikogo. Obok ktoś krąży po piętrze i szuka wolnego pokoju na rozmowę. Przy okazji dyskusji o przedłużeniu najmu pada pytanie, ile metrów naprawdę potrzebujecie, i okazuje się, że nikt nie ma na to twardej odpowiedzi.

Tak wygląda biuro, w którym decyzje o przestrzeni podejmuje się na wyczucie. Inteligentne biuro, nazywane też smart office, jest zestawem narzędzi, które zamieniają te domysły w dane i zdejmują z ludzi czynności, które i tak wykonują codziennie. Nazwa brzmi jak hasło z prezentacji, ale pod nią kryją się bardzo konkretne rzeczy. Poniżej znajdziesz, z czego składa się takie rozwiązanie, od czego zacząć i kiedy szkoda na nie pieniędzy.

Element	Co robi	Co z tego masz
System rezerwacji sal	pokazuje zajętość i pozwala zarezerwować salę z kalendarza albo z panelu	koniec z salami zajętymi tylko na papierze
Panel przy wejściu	informuje o statusie pomieszczenia i pozwala zająć je od ręki	mniej krążenia po piętrze w poszukiwaniu miejsca
Rezerwacja biurek i miejsc postojowych	pokazuje, które biurko i które miejsce na parkingu jest wolne	koniec ustaleń na komunikatorze, kto dziś gdzie siedzi i gdzie parkuje
Czujniki obecności	sprawdzają, czy w sali ktoś faktycznie jest	rezerwacja zwalnia się sama, gdy nikt nie przyszedł
Dane o wykorzystaniu	zbierają statystyki zajętości w czasie	argument w rozmowie o metrażu i układzie biura
Sterowanie komfortem	ustawia światło i temperaturę według obecności	niższe zużycie energii bez pilnowania przez ludzi

Z czego składa się inteligentne biuro: trzy warstwy

Pod hasłem inteligentne biuro mieszczą się bardzo różne rzeczy, od aplikacji do rezerwacji biurek po pełną automatykę budynku, dlatego warto od razu ustalić, o którym poziomie mówimy. W ofertach te same elementy występują jako rozwiązania smart office, system automatyzacji biura albo inteligentne systemy zarządzania, choć za nazwami stoi to samo narzędzie: warstwa, która widzi, co dzieje się w pomieszczeniach, i potrafi na to zareagować.

W praktyce w biurach najczęściej chodzi o trzy warstwy. Pierwsza to organizacja przestrzeni, czyli rezerwacja sal i biurek oraz informacja o tym, co jest wolne. Druga to pomiar, czyli czujniki, które pokazują faktyczne wykorzystanie pomieszczeń. Trzecia to komfort, czyli sterowanie światłem, temperaturą i roletami, zwykle połączone z automatyką budynku. Dopiero ta warstwa sprawia, że inteligentny budynek i inteligentne biura przestają być dwiema osobnymi opowieściami, bo obie korzystają z tych samych czujników i tej samej sieci.

Te warstwy można wdrażać osobno i w dowolnej kolejności, ale mają największy sens, gdy rozwiązują konkretny problem. Automatyzacja czegoś, co w firmie działa, jest wydatkiem bez efektu, a każdy wybór technologiczny na tym etapie zaważy na kosztach za kilka lat. W budynku biurowym najbardziej efektywny bywa najprostszy zakres: pozwolić ludziom samodzielnie rezerwować i zwalniać sale konferencyjne, bez udziału administracji, a resztą sterować automatycznie w tle.

Czym jest inteligentne biuro z perspektywy pracownika

Inteligentne biura opisuje się zwykle w kategoriach kosztów, a ludzie, którzy w nich pracują, mają inną listę spraw. Warto ją znać, bo od niej zależy, czy z rozwiązania ktoś będzie korzystał.

Pierwsza rzecz to oszczędność czasu na czynnościach powtarzalnych. Szukanie wolnego pokoju, dopisywanie się do cudzej rezerwacji, dzwonienie do administracji o zimno w sali: to wszystko zajmuje po kilka minut dziennie i nikt tego nie liczy, dopóki nie zniknie. Inteligentne oświetlenie i automatyczne sterowanie temperaturą zdejmują drugą część tych spraw, bo nikt nie musi szukać włącznika ani sterownika klimatyzacji.

Druga to komfort pracy w sensie bardzo dosłownym. Wydajność pracowników spada w pomieszczeniu, w którym jest duszno, za ciepło albo za jasno, a wilgotność powietrza wpływa na samopoczucie szybciej, niż większość ludzi przypuszcza. Czujniki mierzące te parametry pozwalają reagować, zanim ktoś zgłosi problem, i to jest realna korzyść dla osób w miejscu pracy, nie tylko dla działu administracji.

Trzecia to przewidywalność. Sala, która działa tak samo na każdym piętrze, i panel, który zawsze pokazuje to samo, usprawniają codzienną pracę bardziej niż jakakolwiek dodatkowa funkcja. To zresztą najczęstsze nieporozumienie: inteligentny system nie jest tym, który ma najwięcej opcji, tylko tym, którego nie trzeba obsługiwać.

Czego nowoczesne biuro nie obejmuje

Hasło jest pojemne i sprzedaje się pod nim rzeczy z bardzo różnych branż, dlatego warto powiedzieć, gdzie kończy się nasza część. Nowoczesne biura buduje dziś kilka zawodów naraz i każdy z nich ma inny zakres.

Pytania „jak stworzyć nowoczesne biuro” i „jak urządzić nowoczesne biuro” dotyczą najczęściej aranżacji i wyposażenia: biurko z regulowaną wysokością, ergonomiczny fotel, akustyczne budki do rozmów, nowoczesne przestrzenie biurowe projektowane przez architekta wnętrz. To osobna dziedzina i osobni dostawcy, a technologia wchodzi do niej dopiero na etapie instalacji.

Samo biurko to więc nie nasza część, ale rezerwacja tego biurka już tak, i te dwie rzeczy łatwo pomylić. My odpowiadamy za warstwę techniczną: rezerwację sal, biurek i miejsc postojowych, czujniki, sterowanie światłem i temperaturą oraz integrację z instalacjami budynku. Idea smart office obejmuje jedno i drugie, więc jeśli planujesz fit-out, warto ustalić na początku, kto odpowiada za którą część. Najwięcej problemów powstaje na styku tych zakresów, gdy meble już stoją, a okablowania pod panele nie ma.

Dlaczego zaczyna się od rezerwacji sal?

Bo to jedyny element, którego brak odczuwa codziennie każdy pracownik, a jego wdrożenie nie wymaga ruszania instalacji w budynku.

System rezerwacji łączy kalendarz firmowy z panelami przy wejściach do sal. Na panelu widać, czy pomieszczenie jest wolne, do kiedy jest zajęte i kto je zarezerwował, a wolną salę da się zająć jednym dotknięciem, bez wracania do biurka. Znika sytuacja, w której dwie osoby przychodzą na to samo spotkanie w to samo miejsce.

Drugim efektem jest porządek w kalendarzu. Rezerwacje, których nikt nie wykorzystał, przestają blokować salę, jeśli system potrafi je automatycznie zwolnić.

Pracujemy na systemie URVE, zintegrowanym z firmowym kalendarzem w Microsoft 365 albo w Google Workspace, więc rezerwacja powstaje w Outlooku czy w Teamsie, a panel przy drzwiach tylko ją pokazuje. Cały zakres opisujemy przy zarządzaniu biurem i rezerwacji sal.

Nie tylko sale: biurka i miejsca postojowe

Przy pracy hybrydowej drugim zasobem po salach są biurka, a trzecim, zwykle najbardziej konfliktowym, miejsca na parkingu. Rezerwuje się je w tym samym systemie i w tym samym kalendarzu co salę, więc pracownik nie uczy się drugiego narzędzia, a administracja nie prowadzi osobnej listy.

Zmienia to głównie poranek. Zamiast pytania na komunikatorze, kto dziś przychodzi i czy zostanie wolne biurko przy oknie, jest podgląd wolnych miejsc i rezerwacja na konkretny dzień. Przy parkingu działa to tak samo i bywa ważniejsze niż biurko, bo miejsc jest zwykle mniej niż osób, a dotychczasowy podział opiera się na zwyczaju.

Przy okazji powstają dane tego samego rodzaju co przy salach: ile biurek stoi pustych w poszczególne dni i ile miejsc postojowych faktycznie się używa. To liczby, które przydają się w tej samej rozmowie o metrażu i o kosztach najmu.

Co dają czujniki obecności?

Czujniki odpowiadają na pytanie, które kalendarz pomija: czy ktoś faktycznie przyszedł. To rozróżnienie jest sednem całego rozwiązania, ponieważ rezerwacja mówi o zamiarze, a czujnik o rzeczywistości.

Z tego wynikają dwie rzeczy. Pierwsza jest operacyjna: sala zarezerwowana i pusta przez ustalony czas wraca do puli, więc przestaje blokować innych. Druga jest analityczna: po kilku tygodniach widać, które pomieszczenia pracują pełną parą, a które stoją, i czy problemem jest liczba sal, czy ich wielkość. W biurach korporacyjnych to zwykle pierwszy moment, w którym ktoś patrzy na przestrzeń przez liczby.

W wielu biurach ten drugi wniosek bywa zaskakujący. Okazuje się, że brakuje nie dużych sal na kilkanaście osób, tylko małych pokoi na rozmowę we dwie osoby, a te duże stoją zajęte przez spotkania, w których uczestniczą trzy.

Z danych wychodzi też rzecz, o której w firmach mówi się półgłosem. Część ludzi zamiast pracować przy swoim biurku rezerwuje salkę na cały dzień i przesiada się między pomieszczeniami: raz pracuje, raz rozmawia, raz robi coś zupełnie innego. Sala jest wtedy zajęta i w kalendarzu, i naprawdę, więc czujnik sam tego nie zatrzyma. Pokazują to dopiero statystyki, z których widać, kto najczęściej i na jak długo bierze sale. Osoba zarządzająca przestrzenią ma wtedy w ręku liczby, na których da się oprzeć rozmowę.

Skąd biorą się dane i gdzie trafiają

Ta warstwa bywa pomijana w rozmowie, a decyduje o tym, czy pomiar w ogóle będzie użyteczny.

Dane zbierają czujniki rozmieszczone w pomieszczeniach, czyli internet rzeczy w najprostszej postaci. Każdy z nich przesyła informację o tym, czy w sali ktoś jest, a często także o temperaturze i jakości powietrza.

Dalej dane muszą gdzieś trafić. Część rozwiązań trzyma je na serwerze w budynku, część w chmurze producenta, a różnica ma znaczenie przy zgodzie działu IT i przy tym, kto może je czytać. Do raportów sięga się zwykle przez przeglądarkę, a sam podgląd bywa też dostępny zdalnie i na urządzeniu mobilnym, co przydaje się, gdy o stan biura pyta ktoś, kogo w biurze nie ma.

Ile sal naprawdę potrzebujesz i ile za nie płacisz

Do tej decyzji przydają się dane pokazujące wykorzystanie w czasie: ile procent godzin pracy dana sala jest realnie zajęta, kto najczęściej z sal korzysta, w jakich godzinach przypada szczyt i jak często zdarza się, że wszystkie pomieszczenia są pełne.

Ta wiedza przydaje się w trzech rozmowach, a w każdej z nich chodzi o pieniądze. Przy przedłużaniu najmu, bo czynsz jest zwykle drugim kosztem firmy po wynagrodzeniach, a decyzję o metrażu podejmuje się na pięć lat na podstawie wrażenia, że „jest ciasno”. Przy aranżacji, bo dopłacanie do kolejnej dużej sali w sytuacji, gdy brakuje małych pokoi, jest wydatkiem, który niczego nie naprawi. Przy planowaniu pracy hybrydowej, bo widać, które dni tygodnia są obciążone, a które puste, i dopiero wtedy da się sensownie ustalić zasady obecności.

Pomiar kosztuje ułamek jednej miesięcznej raty czynszu, a bywa jedynym twardym argumentem w rozmowie, w której wszyscy mówią z przekonaniem i nikt nie ma danych. Dane są użyteczne od pierwszych dni, a im dłużej system pracuje, tym pewniej widać powtarzalne wzorce. Zarządza nimi administrator przestrzeni po Twojej stronie i to on decyduje, na co patrzy i komu pokazuje raporty.

Efektem jest lepsze wykorzystanie tego, co już masz, zamiast kolejnej inwestycji. Czasem oznacza to podział jednej dużej sali na dwie mniejsze, czasem zmianę zasad rezerwacji, a czasem decyzję o mniejszym metrażu przy kolejnej umowie. Tak wygląda zarządzanie przestrzenią oparte na liczbach: najpierw pomiar, potem obniżenie kosztów tam, gdzie widać rezerwę, a przy okazji niższe zużycie energii w pomieszczeniach, które przestają pracować na pusto. Jeśli planujesz przestrzeń biurową od nowa, te same dane z obecnego biura są najlepszym punktem wyjścia.

Czujniki a prywatność: gdzie przebiega granica

To pierwsze pytanie, jakie zadaje zespół, gdy dowiaduje się o czujnikach, i warto mieć na nie odpowiedź przed wdrożeniem, nie po.

Dane o zajętości pomieszczeń są czymś innym niż dane o konkretnych osobach. Czujnik w sali odpowiada na pytanie, czy pomieszczenie jest używane, a nie kto w nim siedzi i jak długo. Różnica jest techniczna, ale i organizacyjna: system pokazujący wykorzystanie przestrzeni służy do decyzji o metrażu i aranżacji, a system pokazujący aktywność konkretnych ludzi służy do czegoś zupełnie innego i buduje opór, który potrafi zablokować całe wdrożenie.

W praktyce warto ustalić na starcie trzy rzeczy i przekazać je zespołowi: jakie dane zbieramy, na jakim poziomie szczegółowości są raportowane i kto ma do nich dostęp. Biuro, w którym ludzie wiedzą, że mierzona jest przestrzeń, a nie oni sami, traktuje panele jako wygodę. Biuro, w którym tego nie wyjaśniono, traktuje je jako nadzór.

Jak smart office łączy się z kalendarzem i wideokonferencjami?

Połączenie z firmowym kalendarzem jest warunkiem, żeby całość miała sens, ponieważ pracownicy nie będą korzystać z osobnego narzędzia obok tego, w którym i tak umawiają spotkania. Rezerwacja powstaje tam, gdzie zwykle, a panel tylko ją pokazuje.

Drugim punktem styku są same spotkania. Jeśli sala jest przygotowana do pracy zdalnej, rezerwacja może uruchamiać przygotowanie pomieszczenia, a połączenie startuje bez laptopa, co opisujemy przy wideokonferencjach w Teams Rooms, Zoom Rooms i Google Meet. Za to, czy uczestnicy zdalni widzą i słyszą salę, odpowiada dobór kamery do wideokonferencji i mikrofonów do sali. Panel przy drzwiach tego nie zmieni. Jak wygląda wyposażenie takich pomieszczeń, zebraliśmy przy salach konferencyjnych, a sam sposób projektowania sali od podstaw opisaliśmy w przewodniku po projektowaniu sali konferencyjnej.

Trzeci punkt to komfort. Rozpoczęcie spotkania jest naturalnym momentem, żeby ustawić oświetlenie i temperaturę, a jego koniec, żeby wrócić do trybu oszczędnego.

Jak to wygląda przy kilkunastu salach: realizacja dla Grupy Impel

Przy jednej czy dwóch salach smart office jest wygodą. Przy kilkunastu staje się warunkiem, żeby budynek dał się w ogóle prowadzić, i to jest moment, w którym najłatwiej zobaczyć różnicę.

W nowej centrali Grupy Impel w biurowcu ZITA we Wrocławiu wyposażyliśmy 19 sal na czterech kondygnacjach, z jedną wspólną logiką sterowania i systemem rezerwacji obejmującym cały budynek. Sale pracują na Microsoft Teams Rooms i na Zoomie, obraz i dźwięk rozchodzą się w standardzie AV over IP, a do tego doszły moduły sterowania oświetleniem oraz stały serwis w umowie SLA.

Z tego wdrożenia biorą się dwa wnioski, które przenoszą się na każde kolejne biuro z wieloma salami. Jedna logika sterowania w całym budynku okazuje się ważniejsza od możliwości pojedynczej sali, bo pracownik wchodzący na inne piętro nie uczy się systemu od nowa. Rezerwacja obejmująca wszystkie pomieszczenia naraz działa natomiast tylko wtedy, gdy powstaje w kalendarzu, z którego zespół i tak korzysta, a nie w osobnej aplikacji.

Warto dodać, kto był tu klientem. Impel to największa polska grupa świadcząca usługi Facility Management, notowana na GPW. To firma, która zarządzaniem budynkami zajmuje się zawodowo, więc wymagania wobec rezerwacji sal i sterowania miała konkretne. Szczegóły zebraliśmy w case study wdrożenia dla Grupy Impel.

Jak wdrażać to etapami?

Najbezpieczniejsza kolejność zaczyna się od rezerwacji sal, bo efekt widać od razu i nie wymaga to prac budowlanych. Wystarczą panele, zasilanie i sieć w miejscach, gdzie mają wisieć, a infrastrukturę sieciową warto przy okazji sprawdzić.

Drugim krokiem są czujniki obecności w salach, które najczęściej bywają zajęte. Po kilku tygodniach zbierania danych wiadomo, czy w ogóle jest problem z liczbą pomieszczeń, czy tylko ze sposobem ich rezerwowania.

Trzeci krok to komfort i integracja z instalacjami budynku, czyli element najbardziej kosztowny i wymagający koordynacji. Na tym etapie warto też ustalić, kto odpowiada za system po uruchomieniu, bo różnicę między gwarancją, serwisem i umową SLA najlepiej poznać przed pierwszą awarią panelu. Jeśli biuro czeka remont, warto ten etap zaplanować razem z nim, bo wtedy okablowanie powstaje raz.

Kiedy inteligentne biuro nie ma sensu?

Nowoczesne biuro nie musi być biurem z panelami na każdych drzwiach, a nowoczesne rozwiązania mają sens tylko tam, gdzie coś realnie naprawiają. W kilku sytuacjach lepiej się wstrzymać.

Pierwsza to małe biuro, w którym wszyscy się widzą, a sal jest kilka. Cały ten aparat nie ma tam czego rozwiązywać. Rezerwacja w kalendarzu i rozmowa wystarczą, panele byłyby ozdobą, a więcej da porządne wyposażenie jednej sali niż system do jej rezerwowania.

Druga to firma, która nie zamierza wykorzystać danych. Jeśli nikt nie będzie patrzył na statystyki wykorzystania i nie ma mandatu do zmiany aranżacji, pomiar staje się sztuką dla sztuki.

Trzecia to biuro tuż przed przeprowadzką. Wtedy rozsądniej zaczekać i zaplanować rozwiązanie w nowej przestrzeni, zamiast inwestować w miejsce, które za pół roku zostanie zwolnione.

Podsumowanie

• Inteligentne biuro zaczyna się od rezerwacji sal, bo to jedyny element, który daje efekt od pierwszego dnia i nie wymaga ruszania instalacji.
• Czujniki obecności odpowiadają na pytanie, którego kalendarz nie obsługuje: czy ktoś rzeczywiście przyszedł. Z tego biorą się zarówno zwolnione sale, jak i dane do decyzji o metrażu.
• Rozwiązanie ma sens tam, gdzie ktoś wykorzysta zebrane dane. Bez tego pomiar jest kosztem bez konsekwencji.

Zastanawiasz się, od czego zacząć w swoim biurze? Umów bezpłatną konsultację, a po rozmowie o tym, jak pracujecie, zaproponujemy zakres pierwszego etapu. Pracujemy w całej Polsce.

FAQ

Najczęstsze pytania

Czy jest możliwe wdrożenie samego systemu rezerwacji sal, bez reszty?

Tak i zwykle tak się zaczyna. Rezerwacja z panelami działa samodzielnie, a czujniki obecności czy sterowanie komfortem można dołożyć później, gdy pojawi się taka potrzeba. Działa to też w drugą stronę: czujniki obecności wdrażamy zarówno razem z systemem rezerwacji, jak i bez niego, kiedy chodzi Ci wyłącznie o pomiar wykorzystania pomieszczeń.

Czy w tym samym systemie rezerwuje się biurka i miejsca postojowe?

Tak. Obok sal konferencyjnych obsługujemy rezerwację biurek i miejsc na parkingu, w tym samym narzędziu i w tym samym kalendarzu. Dla pracownika jest to jedno miejsce zamiast trzech, a dla administracji jeden zestaw danych o tym, jak używane są wszystkie trzy zasoby.

Z jakimi kalendarzami współpracuje system rezerwacji?

Najczęściej z firmowymi środowiskami opartymi na Microsoft 365 i na Google Workspace, ponieważ rezerwacja ma powstawać w narzędziu, z którego zespół korzysta na co dzień. W praktyce oznacza to rezerwację z Outlooka, z Google Calendar albo z Teams, a panel przy sali pokazuje jej status.

Czy czujniki obecności śledzą pracowników?

Rozwiązania stosowane w biurach pokazują zajętość pomieszczenia, bez informacji o tym, kto w nim jest. Zakres zbieranych danych warto ustalić na początku i przekazać zespołowi, bo to pierwsze pytanie, które się pojawia.

Ile trwa wdrożenie systemu rezerwacji sal?

Zależy od liczby pomieszczeń i od tego, czy w miejscach montażu paneli jest zasilanie i sieć. Sama konfiguracja jest szybka, natomiast przygotowanie infrastruktury bywa dłuższe niż samo uruchomienie systemu.

Czy da się połączyć rezerwację sal z automatyką budynku?

Tak. Rezerwacja może uruchamiać przygotowanie pomieszczenia, a jej zakończenie przywracać tryb oszczędny. Takie powiązanie najprościej zaplanować razem z projektem instalacji.